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Ein Rückblick auf die selbstorganisierte Konferenz des Etsy München Teams

Mai 7, 2015

von krambeutel

Etsy.com handmade and vintage goods

steffiramb

Stefanie Ramb ist die Kapitänin des Münchner Etsy TeamsDie gelernte Modeschneiderin und Theaterwissenschaftlerin arbeitet nicht nur als Regieassistentin beim Rundfunk, sondern entwirft wunderschöne Ledertaschen, die sie unter dem Label krambeutel verkauft. Mit sechs anderen Münchner Kreativen betreibt sie außerdem den Atelierladen siebenmachen in München-Giesing. 

Was tun, wenn das Normale zu banal erscheint? Größeres starten!

Frisch neujahrsmotiviert habe ich als Kapitänin des Etsy München Teams Anfang des Jahres einfach mal so pro forma eine Bewerbung für das Fellowship Program Q1/15 abgeschickt. Mein Vorsatz war es, keine Chance auszulassen, das Team weiterzuentwickeln.

Das Etsy München Team trifft sich seit Anfang 2014 ungefähr einmal monatlich in einer lockeren Gruppe zusammen mit Nicht-Etsy-Verkäufern zum Stammtisch. Hierzu laden wir auch immer wieder Gäste ein, die uns Nützliches zu Themen wie Social Media, Buchhaltung oder der Verbesserung unserer Shops beibringen. Gleichzeitig ist die Wunschliste der Teammitglieder aber auch sehr lang. Wir wollen lernen, wie wir gute Texte schreiben, wollen Produktbilder machen, die sich sehen lassen können, wissen, wie man am schlauesten Tags, Titel und Produktbeschreibungen ins Englische übersetzt und uns gleichzeitig austauschen und Gleichgesinnte treffen. All diese Wünsche (und die Aufgezählten sind nur ein kleiner Teil der Liste) sind mit einem Abendtermin pro Monat nicht zu schaffen und sich öfter zu treffen scheiterte bisher an der knappen Zeit, die neben Hauptjob und Familie, die ein Großteil der Teammitglieder hat, noch bleibt.

Als Ende Januar das Handbuch zum Fellowship Program mit der Aufgabe, einen Weiterbildungs-Workshop zu organisieren und durchzuführen, in das Postfach flatterte und ich vor der Team-Wunschliste saß und überlegte, welches Thema für das Projekt geeignet wäre, beschloss ich: Warum nur ein Workshop, wir machen einfach mehrere! Damit war die Idee geboren: Wir veranstalten eine eintägige Konferenz für (zukünftige) Etsy-Verkäufer, bei der man Workshops besuchen, Vorträge hören und netzwerken kann.

muc konferenz raum II

Ein paar Etsy-Convos und e-Mails später hatte ich genug Bestätigung aus der Reihe der begeisterten Organisatoren im Team und los ging die ungefähr vierwöchige Vorbereitungsphase:

  1. Was wollen wir mit dem Tag anfangen? Das Fellowship Program endete zwar Ende März, aber urlaubsbedingt verkürzte sich die Vorbereitungszeit. Und da wir stressfrei(er) organisieren und nichts überstürzen wollten, trennten wir uns vom Fellowship-Zeitplan und suchten uns den 12.4. als Veranstaltungstag aus. Was wir uns vorstellten, war, an diesem Sonntag im April ca. 35 (zukünftige) Etsy-Verkäufer/innen zusammenzutrommeln und bei Workshops, Vorträgen, gutem Essen und Diskussionen einen lehr- und begegnungsreichen Tag mit ihnen zu verbringen.
  2. Raum suchen Der ideale Konferenzort sollte zentral sein, über mehrere voneinander abtrennbare Räume verfügen, gemütlich und nicht zu teuer sein.
    Dank unseres Netzwerkes, der Streuwirkung von Facebook und meiner schnellen Entschlusskraft – warum nicht das erste Angebot nehmen, das alle Kriterien erfüllt? – war die Raumsuche innerhalb von wenigen Tagen erledigt. Zu diesem Zeitpunkt wusste ich noch nicht, dass es nicht bei 35 Personen bleiben und der Platz knapp werden würde – aber wie auch? Der Vorverkauf war ja noch nicht einmal gestartet.
  3. Aufgaben verteilen Aus dem Team meldeten sich Waltraut und Christiane dafür, sich um alles zu kümmern, was mit der Verpflegung für den Tag zu tun hatte. Kathi übernahm die Kommunikation mit der Vermieterin, sorgte dafür, dass ausreichend Stühle und Tische vor Ort sind, kümmerte sich um Aufbauzeiten und Schlüsselübergabe und überlegte, wie wir die Räume am besten nutzen. Daniela unterstützte mich beim Bekanntmachen des Events und spürte z.B. Etsy-Verkäufer auf, die noch nicht im Team waren, schrieb Convos und entwarf auf die Schnelle ein Veranstaltungslogo.
  4. Tickets verkaufen Ich schüttelte einen einfachen WordPress-Teamblog aus dem Ärmel, schrieb eine kurze Zusammenfassung aller nötigen Infos mit was, wie, wann, warum, wer, ließ diese von Englisch-Muttersprachler-Teammitglied Eleanor ins Englische übersetzen und bestückte unsere neue Website mit allem, was nötig ist, um eine Veranstaltung in den Kartenverkauf zu schicken. Dazu setzte ich eine Veranstaltung bei Eventbrite auf. Es gab zwei Ticketkategorien: Normalpreis (19,50 €) und ein ermäßigtes Ticket (14,50€), mit dem man sich zu einem Beitrag zum Buffet verpflichtete. So waren Waltraut und Christiane bei der Vorbereitung des Essens entlastet, die Vielfalt des Angebots größer und Allergiker konnten sich ihr Lieblingsgericht selbst zubereiten. Die Höhe der Ticketpreise ergab sich aus einer einfachen Überschlagsrechnung. Miete, Veranstaltungshaftpflicht, Kosten für das Buffet und ein kleiner Puffer für unvorhergesehene Zwischenfälle, verteilt auf die kalkulierten 35 Teilnehmer, wobei wir mitdenken mussten, dass zu 35 verkauften Tickets auch zwei Handvoll Organisatoren und ein paar Referenten kamen, die keine Tickets kaufen mussten und natürlich sowohl Verpflegung als auch Platz brauchten.
  5. Ach ja, die Referenten. Schon in der allerersten Planung legten wir zwei Zeiträume fest, zu denen parallele Workshops stattfinden sollten, einer am Vormittag und einer am Nachmittag. Dabei sollten sowohl alte Etsy-Hasen wie auch Neulinge auf ihre Kosten kommen. Die Schwestern von Nauli hatten schon einmal bei einem Stammtisch tolle Tipps rund um Etsy Shops gegeben und waren sofort dabei, als ich sie gefragt hatte, ob sie bei der Konferenz einen Workshop leiten würden. Somit gab es vormittags die Möglichkeit, in Kleingruppen unter Anleitung dieser erfahrenen Etsy-Verkäufer mehr zu den Themen Shopkritik und Tags- und Titeloptimierung zu erfahren, einen Produktfotografie-Workshop inklusive Kritik eigener Bilder zu besuchen und – da sich Emily und Sue aus dem Berliner Etsy-Büro angekündigt hatten – den Shoperöffnungsprozess auf Etsy von A-Z zu lernen. Der Nachmittag war dem Marketing, Schreiben von Texten und den englischen Tags und Titeln gewidmet. Insgesamt konnten wir drei Themen – Fotografie, Texte schreiben, Marketing/PR – nicht durch das Team abdecken und suchten dafür „externe“ Referenten, die aber in unserem Netzwerk schnell gefunden waren.

Als ich Ende März aus dem Urlaub zurückkehrte, war ca. 1/3 der Tickets verkauft. Wir begannen, alle Referenten und Teammitglieder aus dem Organisationsteam einzeln auf dem Teamblog vorzustellen und rührten auf allen Kanälen die Werbetrommel – bis ein paar Tage vor der Veranstaltung das letzte Ticket über den virtuellen Tresen ging, nachdem wir das Kontingent noch einmal so weit aufgestockt hatten, wie wir den Räumen zumuten konnten. In Waltrauts und Christianes Küchen wurde parallel gekocht, wir zählten Stühle, schoben in Gedanken die Tische hin und her, schlossen eine Veranstaltungshaftpflicht ab, erfragten via Google Forms bei den Ticketkäufern ihre Workshoppräferenzen und erstellten mit dem Ergebnis dieser Umfrage einen Raumplan.

muc konferenz buffet

Foto von krambeutel

Naja, und dann war der Sonntag da. Samstag Nachmittag schleppten wir unsere gesammelten Klappstühle, Plastikbecher, Servietten und Kuchenplatten zum Konferenzort (nichts musste gekauft werden, alles fand sich in Küchen und Kellern), stellten alles dorthin, wo wir dachten, dass es am nächsten Tag gebraucht werden würde und schliefen uns fit. Ich hatte noch eine große Pinnwand besorgt und aus allen Schubladen Karteikarten und Pinnnadeln zusammengekratzt, womit wir während der Konferenz ein Tauschgeschäfte- und Wunschlisten-Brett gestalteten.

muc konferenz wunschliste

Foto von krambeutel

Die Konferenz selbst lief wie am Schnürchen. Natürlich braucht der eine Workshop mehr Zeit, der andere weniger, wodurch nicht alle Teilnehmer gleichzeitig wie im Timetable verzeichnet Punkt 13:15 Uhr am Buffet standen und natürlich gab es vor der einzigen vorhandenen Toilette eine Schlange. Natürlich brauchte es auch mehr Anstoß als gedacht, die Teilnehmer zum Pinnen ihrer Netzwerk- und Workshop-Wünsche auf die Pinnwand anzuregen, aber dem Feedback nach gab es unter den am Ende 55 anwesenden Personen niemanden, der/die sich fehl am Platz fühlte. Sicher, die Räume hätten größer sein können und vielleicht hätten wir es auch irgendwie geschafft, jedem Teilnehmer zu ermöglichen, drei statt zwei Workshops zu besuchen.

Ich glaube, so etwas können wir wieder machen. Und vielleicht hat dieser gemeinsame Tag dem Team geholfen, einen Schritt aufeinander zu zu machen, zu verstehen, dass es jede Menge Menschen im nahen Umkreis gibt, die die gleichen Probleme oder eine Lösung für das eigene Problem haben. Wir werden sehen, was wir in Zukunft – vielleicht mit ein paar Händen und Mitdenkern mehr – gemeinsam auf die Beine stellen werden. DASS etwas geschieht, ist ja wohl sicher. WAS geschieht, kannst Du aus folgenden Quellen erfahren:

Das Etsy München Team findest Du bei Etsy, bei Facebook, auf der Teamwebsite und demnächst auch auf anderen Social Media-Kanälen (@etsymuenchenteam).

3 Kommentare

  • beads4beginners

    Rüdiger Schulz von BeadsforBeginners hat vor 2 Jahre gesagt

    Auch auf diesem weg nochmal ein Danke für diesen Event. Mit Hilfe von Kate von cut and fear, die wirklich einen tollen und hilfreichen EnglishTtitle and Tags Workshop gestaltet hat , konnten wir unseren shop optimieren und inzwischen auch die ersten Verkäufe verzeichnen. Der Tag hat sich gelohnt. Marietta

  • klingerdoris

    Doris K. von goDorisK hat vor 2 Jahre gesagt

    Finde ich gut, das es in München ein Team gibt. Ich lebe in Erl Tirol und würde gerne mit machen. Meine E-Mail Adresse Ist : Klinger-Doris@t-online.de oder mein Etsy Shop ist : goDorisK Würde mich freuen von Euch was zu hören. Lieben Gruß aus Tirol DorisK

  • krambeutel

    Stefanie von krambeutel hat vor 2 Jahre gesagt

    Doris, du hast eine Mail von mir! Grundsätzlich gilt: tretet gern dem Team bei und abonniert die Mailingliste! Die Links stehen gleich über den Kommentaren. Gruß, Stefanie

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